#5 Aktive Terminüberwachung ist beim Sourcing in Asien unerlässlich.

Sie haben es geschafft: Nach langer Suche haben Sie einen chinesischen Lieferanten für Ihre Produkte gefunden, haben nach einigen Probeläufen und Verbesserungen ein qualitativ äußerst zufriedenstellendes Ergebnis mit dem Lieferanten erzielen können (zumindest den Mustern nach), haben den Vertrag, der Sie vor allen nur erdenklichen bösen Überraschungen schützen soll, erfolgreich verhandelt – und warten nun voller Vorfreude auf Ihre Ware, die nach etwa 30 Tagen Seelaufzeit im deutschen Hafen eintreffen soll. Zwar vertrauen Sie dem Lieferanten und Ihrem Verhandlungsgeschick und sind der Überzeugung, dass die Ware bereits auf dem Weg ist, sicherheitshalber rufen Sie Ihren Lieferanten aber einfach mal an – auch, um sich für die gute Zusammenarbeit zu bedanken. Während des Telefonats aber fallen Sie aus allen Wolken: Der Lieferant hat die Ware nicht auf den Weg geschickt, man stecke noch mitten in der Produktion. Es sei immer mal wieder wichtigeres dazwischengekommen und man wusste nicht, dass es so dringend ist.

Wo lag der Fehler?
Nun haben Sie das Problem: Sie müssen dem Lieferanten Druck machen, damit dieser die Waren schnellstmöglich und zu einer bestmöglichen Qualität (die nun aufgrund des Zeitdrucks nicht mehr so geprüft werden kann, wie eigentlich vorgesehen war) liefert und müssen die Güter via teurer Luftfracht befördern lassen. Sie haben die Waren im festen Glauben an die Einhaltung des Liefertermins natürlich auch schon alle weiter verkauft und müssen sich nun zusätzlich noch vor den Kunden rechtfertigen.
Nach diesem Vorkommnis haben Sie den Glauben in die chinesische Lieferantenwelt verloren – was allerdings alles nicht hätte passieren müssen, wenn Sie den Termin aktiv überwacht hätten.
Um zu gewährleisten, dass ein Bezug aus China reibungslos verläuft, ist das Thema „expediting“ von entscheidender Bedeutung. Der Begriff stammt aus dem Lateinischen und setzt sich aus „ex“ = heraus und „pedes“ = Füße zusammen – expediting meint also das Herausgehen aus dem eigenen Unternehmen, um Qualitäts- und Terminkontrollmaßnahmen durchzuführen.
 Mit diesem Verfahren können Sie sich ein großes Quantum an Zeit, Ärger und vor allem Geld sparen.

Ziele der aktiven Terminüberwachung
Durch aktive Terminüberwachung soll sichergestellt werden, dass der Einkaufsprozess von Anfang an reibungslos funktioniert. Dies beginnt schon vor der Bemusterung und nicht erst bei der Verschiffung der Ware.
Durch das „Hineingehen ins Unternehmen“ können zeitliche und qualitative Abweichungen frühzeitig erkannt und rechtzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Idealerweise definiert man unmittelbar nach der Identifikation eines Problems Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen (wie bspw. dem Beschwerde- oder Warenabnahmemanagement) - damit kann zum einen erreicht werden, dass Korrekturmaßnahmen früher und vor allem abteilungsübergreifend implementiert werden können, zum anderen qualifiziert man damit den Lieferanten in dem Sinne, dass neues Fakten- und Prozesswissen eingespeist wird und somit evolutionäres Lernen möglich ist.
In Deutschland ist die Brisanz einer aktiven Terminüberwachung weniger akut, da viele Prozesse und Zeitvorgaben automatisch von Softwares wie Enterprise Resource Planning-Systemen generiert werden. Der Lieferant hat somit ohne aktive Terminüberwachung keinen verbindlichen Zeitplan – und in Kombination mit einem Kunden aus Übersee kann dies für den Lieferanten manchmal äußerst praktisch sein.

Wie vorgehen beim "expediting"?
Was wahrscheinlich automatisch mit dem Begriff der Terminüberwachung verbunden ist, ist der Griff zum Telefon, was auch durchaus eine Verfahrenskomponente des expediting ist. Rufen Sie Ihren Lieferanten in der heißen Projektphase am besten jeden Tag an und versuchen Sie, einen persönlichen Ansprechpartner zu gewinnen, mit dem Sie immer in Kontakt stehen und der über Ihr Projekt von Anfang an vollumfänglich informiert ist. Idealerweise setzen Sie dazu eine feinfühlige und chinesisch-sprechende Person ein, die heraushören kann, was wirklich hinter den Worten am anderen Ende der 10.000 km entfernten Leitung steckt. Die Kommunikation via E-Mail bietet sich in diesem Fall nicht an, da E-Mails schnell untergehen und „vergessen“ werden können.
Der Prozess der Terminüberwachung beginnt aber, wie bereits erwähnt, nicht erst bei der Auslieferung, sondern schon ganz am Anfang des Projekts. So sollte für jedes Teil, das in Auftrag gegeben wird, ein Kick Off-Workshop durchgeführt werden, in dem das Produkt genauestens diskutiert und spezifiziert wird und ein verbindlicher Zeitplan und verbindliche Milestones vereinbart werden. Diese Meilensteine, die für alle Phasen des Projekts – Bemusterung, Produktion und Versandvorbereitung – definiert werden sollten, sollten dann in die Qualitätssicherungsvereinbarung aufgenommen werden.

Vergessen Sie nicht, Maßnahmen bei Abweichung vom Zeitplan zu vereinbaren!

Das perfekteste Expediting-Schedule ist natürlich von wenig Nutzen, wenn keine Vertragsstrafen und Maßnahmen für Planabweichung festgelegt werden – zwar sind auch im Vertrag fixierte Sanktionen keine Erfolgsgarantie (manchmal werden die Strafen vom Lieferanten schlichtweg ignoriert), doch die Chance auf eine korrekte und pünktliche Vertragserfüllung  steigt ungemein.

Was tun bei Unklarheiten?
Sollte dennoch der Fall eintreten, dass der Lieferant durch unklare und fadenscheinige Aussagen den Anschein erweckt, Terminfristen und Qualitätsspezifikationen nicht einhalten zu können oder zu wollen, sollten sofort folgende Maßnahmen ergriffen werden:
•    Sofort die Frequenz der Nachfrage erhöhen!
•    Sofort einen Lieferantenbesuch vereinbaren und diesen danach ggf. noch einmal wiederholen!
•    Noch einmal eindeutige und klare Zeitvorgaben geben!
•    Sofort den Alternativ-Lieferanten aktivieren !
Um es gar nicht so weit kommen zu lassen, empfiehlt es sich, den Lieferanten regelmäßig zu kontaktieren und sich immer wieder zu erkundigen, ob alles in Ordnung ist. Dabei ist es wichtig, stets eine nachdrücklich, aber freundliche Haltung zu bewahren und die Dringlichkeit seines Projekts zu betonen. Mit dieser Strategie erreicht man bei der chinesischen Mentalität am meisten: Immer freundlich und vor allem präsent bleiben – die Phrase „Aus den Augen (bzw. Ohren), aus dem Sinn“ trifft des chinesischen Pudels Kern eindeutig. Ziel sollte sein, eine nicht nur rein geschäftliche Beziehung herzustellen, auf einer persönlicheren Basis lassen sich viele Probleme leichter lösen.


Wer sollte die Termine am besten überwachen?
Wenn Sie sich nun fragen, wie und wer die aktive Terminüberwachung am besten durchführen sollte: Es ist theoretisch natürlich jedem Unternehmen möglich, die Termine von Deutschland aus zu koordinieren – an dieser Stelle sollte jedoch unbedingt der Zeit-, Mentalitäts- und eklatante Sprachunterschied mitbedacht werden. Englisch ist für Verhandlungen dieser Art in der Regel eine zu unsichere gemeinsame (oder auch nicht gemeinsame) Plattform, was zu sehr vielen Unstimmigkeiten und im Endeffekt dann zu finanziellen Verlusten führen kann. Ferner ist das eigene Personal dann blockiert und fällt, zumindest zeitweise, im operativen Tagesgeschäft aus.
Um auf Nummer Sicher zu gehen, sollte man die Terminüberwachung dem Einkaufsbüro vor Ort mit chinesisch-sprachigem Personal überlassen.

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Quelle: EZB, alle Angaben ohne Gewähr.